Für Käufer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz beginnt der Ärger mit der Hausverwaltung meist gleich: Die erste Abrechnung der comunidad — so heißt die Eigentümergemeinschaft in Spanien — liegt im Postfach, auf Spanisch, mit einer Position namens derrama. Das ist eine Sonderumlage, über die auf einer Eigentümerversammlung entschieden wurde, von der Sie nichts mitbekommen haben. Unterschrieben hat das jemand, den Sie nie ausgesucht haben.

Der Verwalter ist der einzige Dienstleister rund um Ihre Immobilie, den Sie sich nicht allein aussuchen. Mitbestimmen können Sie trotzdem — mehr, als die meisten Eigentümer annehmen. Dieser Artikel zeigt, was ein Verwalter kosten darf, woran ein guter zu erkennen ist, wie ein Wechsel rechtlich funktioniert und was Sie wissen müssen, wenn Sie die meiste Zeit des Jahres nicht in Spanien sind.

Worum es hier geht — und worum nicht

Dieser Artikel behandelt den administrador de fincas, den Verwalter der Eigentümergemeinschaft. Er wird von der Eigentümerversammlung bestellt und aus der Gemeinschaftskasse bezahlt. Ein einzelner Eigentümer kann ihn weder beauftragen noch allein kündigen. Das spanische Wohnungseigentumsgesetz — die Ley de Propiedad Horizontal, auf die sich alle Regeln in diesem Artikel stützen — gibt ihm fünf Kernaufgaben: den Haushaltsplan aufstellen, die Anlage instand halten und dringende Reparaturen veranlassen, Beschlüsse der Versammlung ausführen, Zahlungen leisten und einziehen sowie als Schriftführer die Unterlagen verwahren. An diesen fünf Punkten misst sich alles Weitere.

Nicht behandelt werden hier der private Property Manager, der sich um Ihre einzelne Wohnung kümmert, und der gestor, der Ihre Steuererklärungen übernimmt. Wer diese drei Rollen noch auseinanderhalten möchte, findet sie in unserer Übersicht zu den laufenden Kosten einer Immobilie in Spanien erklärt. Hier geht es um die Auswahl.

Was ein Verwalter kosten darf

Es gibt keinen amtlichen Tarif

Anders als beim Notar oder beim Grundbuchamt existiert in Spanien kein Gebührenverzeichnis für Verwalter. Jedes Büro kalkuliert selbst — nach der Zahl der Einheiten, der Ausstattung der Anlage und dem Leistungsumfang, den es anbietet. Das hat eine unbequeme Folge: Zwei Angebote sind nur dann vergleichbar, wenn beide dasselbe abdecken. Und genau das tun sie in der Praxis selten.

Die Größenordnung — und warum die Zahlen auseinandergehen

Branchenangaben nennen für die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft im Durchschnitt drei bis fünf Euro je Wohneinheit und Monat. Für Verwalter, die in einem Berufskolleg eingetragen sind, liegt die typische Spanne eher bei vier bis sechs Euro. Reine Basisverwaltung ohne Zusatzleistungen beginnt bei zwei bis drei Euro. Umfassende Servicepakete mit Buchhaltung, Rechtsverfolgung und Bauleitung können achtzehn Euro und mehr erreichen.

Zur Einordnung dieser Zahlen: Es sind Branchenangaben, keine Tarife — und die Quellen widersprechen sich am unteren Rand deutlich. Behandeln Sie sie als Orientierung dafür, ob ein Angebot völlig aus dem Rahmen fällt, nicht als Maßstab für den richtigen Preis. Der richtige Preis ergibt sich aus dem, was tatsächlich geleistet wird.

Was im Grundhonorar meist nicht enthalten ist

Die Differenz zwischen einem günstigen und einem teuren Angebot entsteht selten beim Grundhonorar. Sie entsteht bei den Positionen daneben: zusätzliche außerordentliche Versammlungen, das gerichtliche Eintreiben von Zahlungsrückständen, die Begleitung größerer Bauarbeiten, Bescheinigungen, Übersetzungen. Vergleichen Sie deshalb nicht die erste Zahl im Angebot, sondern die Liste darunter.

Beim privaten Dienstleister zählen vier Fragen statt eines Preises

Für die Betreuung der eigenen Wohnung oder Villa gibt es keine belastbaren Marktzahlen — die Leistungspakete sind zu unterschiedlich. Fragen Sie stattdessen nach vier Dingen: Pauschale oder Stundensatz, Reaktionszeit im Schadensfall, Vertretung während Urlaubszeiten und ab welchem Betrag eine Reparatur Ihre Zustimmung braucht. Wer diese vier Punkte schriftlich beantwortet, arbeitet in der Regel auch sonst sauber.

Woran Sie einen guten Verwalter erkennen

Die Eintragung im Berufskolleg: rechtlich umstritten, praktisch aufschlussreich

Ob ein Verwalter in einem Berufskolleg eingetragen sein muss, ist in Spanien seit Jahren strittig. Die Kollegien halten die Mitgliedschaft für zwingend und stützen sich auf ein Dekret aus dem Jahr 1968, das der spanische Oberste Gerichtshof in einem Urteil vom 8. November 2016 herangezogen hat. Ein Teil der Fachliteratur hält sie dagegen seit einem Gesetz von 2009 zur Liberalisierung der Dienstleistungsberufe für freiwillig.

Diese Frage müssen Sie nicht entscheiden. Zwei Dinge sind unstrittig, und beide sind praktisch wichtiger. Erstens darf die Bezeichnung administrador de fincas colegiado nur führen, wer tatsächlich eingetragen ist — das hat der Oberste Gerichtshof in dem genannten Urteil ausdrücklich festgestellt. Zweitens sind Eingetragene über ihr Kolleg automatisch zweifach versichert: mit einer Berufshaftpflicht für Fehler in der Verwaltung und, entscheidender, mit einer Kautionsversicherung. Diese zweite Police sichert das Geld der Gemeinschaft ab, falls es abhandenkommt. Bei einem nicht eingetragenen Verwalter existiert beides nur, wenn er es selbst abgeschlossen hat.

Daraus folgt eine Empfehlung, die unabhängig vom Rechtsstreit funktioniert: Lassen Sie sich beide Versicherungen mit Deckungssumme nachweisen. Wer eingetragen ist, belegt das über sein Kolleg. Wer es nicht ist, über seine eigene Police. Ob jemand eingetragen ist, lässt sich beim zuständigen Kolleg kostenlos prüfen — für die Provinz Málaga ist das das Colegio Territorial de Administradores de Fincas de Málaga y Melilla.

Die harten Kriterien

Vier Punkte trennen in der Praxis die guten Büros von den anderen. Getrennte Konten: Das Geld der Gemeinschaft gehört auf ein eigenes Konto der Gemeinschaft, nicht auf ein Sammelkonto des Verwalterbüros. Einsicht in Belege: Jeder Eigentümer muss die Unterlagen einsehen können, ohne dafür einen Anlass nennen zu müssen. Ein benannter Ansprechpartner statt einer Sammeladresse, an die niemand antwortet. Und Protokolle innerhalb der gesetzlichen Frist: Das Gesetz verlangt, dass das Protokoll einer Versammlung noch am selben Tag oder spätestens binnen zehn Kalendertagen von Präsident und Schriftführer geschlossen wird. Ein Büro, das dafür regelmäßig sechs Wochen braucht, arbeitet nicht nur langsam, sondern außerhalb der Vorgaben.

Sprache ist ein Komfortkriterium, kein Qualitätsnachweis

Ein deutschsprachiger Ansprechpartner erleichtert vieles — gerade bei Themen, bei denen ein Missverständnis teuer wird. Er ersetzt aber weder Ortskenntnis noch Erreichbarkeit noch saubere Buchführung. Behandeln Sie Sprache als das, was sie ist: ein Vorteil, der andere Kriterien nicht aufwiegt.

Musterausschreibung: die neun Punkte, die ins Angebot gehören

Mit dieser Liste machen Sie Angebote vergleichbar, ohne selbst Spanisch zu sprechen und ohne Fachwissen. Kopieren Sie die neun Punkte in eine Mail und schicken Sie sie an drei Büros.

1. Grundhonorar pro Einheit und Monat, brutto einschließlich Mehrwertsteuer — und ausdrücklich, ob Stellplätze und Abstellräume separat berechnet werden.
2. Zahl der Versammlungen, die im Grundhonorar enthalten sind.
3. Preis je außerordentlicher Versammlung, die darüber hinausgeht.
4. Fristen für den Versand des Protokolls und für den Zugang zu Belegen.
5. Verfahren und Kosten beim Eintreiben von Zahlungsrückständen — außergerichtlich wie gerichtlich.
6. Kostenlimit, bis zu dem Reparaturen ohne Rückfrage beauftragt werden.
7. Nachweis der Berufshaftpflicht- und der Kautionsversicherung, jeweils mit Deckungssumme.
8. Getrennte Kontoführung für die Gemeinschaft, schriftlich bestätigt.
9. Benannter Ansprechpartner und zugesagte Reaktionszeit.

Wenn ein Büro auf diese neun Punkte nicht schriftlich antwortet, haben Sie bereits eine Antwort. Der Vergleich scheitert selten am Grundhonorar. Er scheitert daran, dass die Punkte fünf, sechs und sieben im Kleingedruckten verschwinden — und genau dort entstehen später die Beträge, mit denen niemand gerechnet hat.

Verwalter wechseln: einfacher, als die meisten Eigentümer denken

Hier hält sich ein hartnäckiges Missverständnis. Viele Eigentümer glauben, sie seien an einen Verwaltervertrag langfristig gebunden. Das Gegenteil trifft zu: Die Bestellung gilt, sofern die Gemeinschaftssatzung nichts anderes sagt, für ein Jahr. Und die Eigentümerversammlung kann den Verwalter jederzeit auch vor Ablauf dieses Jahres abberufen, wenn sie zu einer außerordentlichen Sitzung zusammentritt. Einen Knebelvertrag gibt es nicht.

Was es ebenso wenig gibt, ist der Alleingang. Ein einzelner Eigentümer kann den Verwalter nicht kündigen — dafür braucht es die Versammlung. Der Weg dorthin hat vier Schritte:

1. Miteigentümer gewinnen. Sammeln Sie konkrete Beispiele statt allgemeiner Unzufriedenheit: unbeantwortete Anfragen mit Datum, verspätete Protokolle, unklare Abrechnungspositionen.
2. Außerordentliche Versammlung beantragen. Wenden Sie sich an den Präsidenten der Gemeinschaft. Abberufung und Neubestellung gehören ausdrücklich auf die Tagesordnung.
3. Alternativangebote vorlegen. Zwei bis drei Angebote nach der Neunerliste oben — dann diskutiert die Versammlung über Konkretes statt über Stimmungen.
4. Beschluss fassen und Übergabe regeln. Legen Sie im Beschluss fest, bis wann der bisherige Verwalter Buchhaltung, Protokollbuch, Verträge und Kontovollmachten übergibt.

Ein Wechsel scheitert selten am Recht und fast immer an der Mehrheit. In gemischten Gemeinschaften, in denen deutsche, britische, skandinavische und spanische Eigentümer zusammenkommen, ist die eigentliche Arbeit nicht juristisch, sondern kommunikativ — und sie beginnt lange vor der Versammlung.

Wenn Sie nicht vor Ort sind: vier Regeln, die Sie kennen müssen

Wer dauerhaft in Spanien lebt, bekommt Post, Aushänge und Flurgespräche automatisch mit. Für alle anderen — und das ist die Mehrheit der Käufer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz — gelten vier Regeln, deren Missachtung regelmäßig teuer wird. Wenn Sie ohnehin planen, dauerhaft nach Spanien auszuwandern, betrifft Sie dieser Abschnitt nur übergangsweise.

1. Hinterlegen Sie eine Zustelladresse in Spanien

Das Wohnungseigentumsgesetz verpflichtet jeden Eigentümer, dem Schriftführer der Gemeinschaft eine Adresse in Spanien für Zustellungen mitzuteilen. Wer das versäumt, für den gilt die eigene Wohnung als Zustelladresse. Und wenn dort niemand erreichbar ist, wirkt ein Aushang am schwarzen Brett der Gemeinschaft nach drei Kalendertagen als ordnungsgemäß zugestellt — mit allen rechtlichen Folgen. Das ist eine vermeidbare Falle, und sie kostet keine fünf Minuten: Eine Mail an den Verwalter mit der gewünschten Adresse genügt. Lassen Sie sich den Eingang bestätigen.

2. Sich vertreten zu lassen ist einfacher als gedacht

Für die Teilnahme an der Eigentümerversammlung reicht eine vom Eigentümer unterschriebene schriftliche Vollmacht. Kein Notar, keine Beglaubigung, keine Apostille. Ein formloses Schreiben mit Name, Wohnungsnummer, Datum und Unterschrift genügt.

3. Zahlungsrückstände kosten das Stimmrecht

Wer zu Beginn der Versammlung offene Beiträge hat und diese weder gerichtlich angefochten noch hinterlegt hat, darf mitreden, aber nicht mitstimmen. Sein Anteil zählt außerdem nicht mit, wenn die erforderlichen Mehrheiten berechnet werden. Bei einer Lastschrift, die im Januar mangels Deckung platzt und im Mai niemandem auffällt, ist das im Juni ein echtes Problem.

4. Anfechtungsfristen laufen auch für Abwesende

Ein Beschluss der Versammlung lässt sich vor Gericht anfechten — aber nur befristet. Die Frist beträgt drei Monate, bei Beschlüssen, die gegen Gesetz oder Gemeinschaftssatzung verstoßen, ein Jahr. Für Eigentümer, die nicht anwesend waren, beginnt sie mit der Zustellung des Beschlusses. Wer die Post aus Spanien monatelang liegen lässt, verliert die Frist, ohne je davon erfahren zu haben. Zusammen mit Regel 1 ergibt das die eigentliche Empfehlung: Sorgen Sie dafür, dass Post aus der Gemeinschaft Sie zuverlässig erreicht — und lesen Sie sie.

Zwei Themen, bei denen 2026 gerade viel passiert

Erneuerbare Energien in der Anlage. Seit dem 22. März 2026 genügt für gemeinschaftliche oder private Anlagen zur Nutzung erneuerbarer Energien eine Mehrheit von einem Drittel der Eigentümer, die zugleich ein Drittel der Miteigentumsanteile vertreten. Das Gesetz nennt Luftwärme und Erdwärme ausdrücklich und erfasst auch die Infrastruktur für neue gemeinschaftliche Energieversorgung. Wer gegen den Beschluss stimmt, muss sich weder an der Errichtung noch am Unterhalt beteiligen — kann aber später gegen anteilige Nachzahlung einsteigen. Für Sie heißt das: Solche Beschlüsse fallen jetzt leichter als früher, und sie können auf einer Versammlung gefasst werden, an der nur eine Minderheit teilnimmt. Ein Grund mehr, Einladungen zu lesen. Die Regelung stammt aus einem Gesetzespaket, das das spanische Abgeordnetenhaus am 26. März 2026 bestätigt hat. Es durchläuft derzeit noch das ordentliche Gesetzgebungsverfahren und kann dabei angepasst werden.

Ferienvermietung. Am 3. April 2025 hat sich die Grundregel umgekehrt. Früher war die touristische Vermietung erlaubt, solange die Gemeinschaft sie nicht untersagte. Heute ist sie unzulässig, solange die Gemeinschaft sie nicht ausdrücklich genehmigt. Für Genehmigung, Beschränkung oder Verbot braucht es drei Fünftel der Eigentümer, die zugleich drei Fünftel der Anteile vertreten. Mit derselben Mehrheit kann die Gemeinschaft der betreffenden Wohnung einen erhöhten Anteil an den Gemeinschaftskosten auferlegen, allerdings höchstens zwanzig Prozent mehr. Diese Beschlüsse wirken nicht rückwirkend: Wer vor Inkrafttreten bereits vermietete und die touristischen Vorschriften einhielt, darf fortfahren. Was das im Einzelnen bedeutet, steht in unserem Beitrag zur Ferienvermietung in Spanien.

Ein Punkt für alle, die noch nicht gekauft haben

Die erworbene Wohnung haftet für offene Gemeinschaftsbeiträge des Vorbesitzers aus dem laufenden und den drei vorangegangenen Kalenderjahren. Die Bescheinigung der Gemeinschaft über den Schuldenstand gehört deshalb zwingend zu den Unterlagen beim Notartermin — den vollständigen Ablauf beschreibt unser Ratgeber zu Ablauf und Kosten beim Immobilienkauf in Spanien. Wo die Verwaltungskosten in der jährlichen Gesamtbelastung neben einer Finanzierungsrate landen, zeigt der Ratgeber zur Hypothek in Spanien für deutsche Käufer.

Fazit: drei Fragen vor der Unterschrift

Bevor Ihre Gemeinschaft einen Verwaltervertrag beschließt, sollten drei Fragen beantwortet sein. Ist das Angebot nach den neun Punkten vergleichbar — insbesondere bei Stellplätzen, Zusatzleistungen und außerordentlichen Versammlungen? Sind Berufshaftpflicht und Kautionsversicherung nachgewiesen, mit Deckungssumme und nicht nur als Zusage? Und, für Sie persönlich: Ist eine Zustelladresse in Spanien hinterlegt, damit Sie von Beschlüssen erfahren, solange Sie noch etwas tun können?

Ein guter Verwalter kostet selten viel mehr als ein schlechter. Der Unterschied zeigt sich nicht auf der Rechnung, sondern in dem Jahr, in dem etwas schiefgeht.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine verbindliche Rechts- oder Steuerberatung. Die genannten gesetzlichen Regelungen geben den Stand von September 2026 wieder. Preisangaben sind Größenordnungen aus Branchenquellen und keine Tarife. Lassen Sie Ihren konkreten Fall von einer Anwältin oder einem Anwalt vor Ort prüfen.